Planeación Estratégica para Pymes

Es muy cierta la frase «Si no sabe a dónde va, podría terminar en cualquier lugar». Así que, como propietarios y líderes de empresas, deben ver la planeación estratégica como un precedente necesario para el éxito.

Puede ser difícil para el dueño de un negocio pyme alejarse de las tareas diarias y concentrarse en el futuro. Sin embargo, creo que tomarse el tiempo para formular un plan estratégico es una de las mejores maneras de alcanzar objetivos a corto y largo plazo. La planeación estratégica puede sonar desalentadora, pero el proceso no tiene que ser complejo ni molesto. Una vez que haya desarrollado su plan de tres a cinco años, será más fácil desarrollar un plan anual a corto plazo que esté alineado con sus objetivos de largo plazo.

¿Qué es planeación estratégica?

La planeación estratégica es un proceso utilizado por las organizaciones orientado a desarrollar un plan para lograr sus objetivos organizacionales en el largo plazo. Funciona como una hoja de ruta que se utiliza para identificar sus metas y objetivos estratégicos, así como lo que debe hacerse para alcanzarlos.

¿Qué pasos están involucrados en el proceso de planeación estratégica?

Estos son los ocho pasos claves que una pyme debe considerar en su proceso de planeación estratégica:

1. Evalúe las tendencias de la industria, la competencia y el cliente

El primer paso de cualquier planeación estratégica comienza con el estudio del mercado general en el que está operando. ¿Qué tan grande es la industria? ¿Qué tan rápido está creciendo? ¿Quiénes son los competidores clave? ¿Qué tan bien financiados están? ¿Qué movimientos están haciendo? ¿Cuáles son las tendencias de precios? ¿Qué productos o servicios solicitan sus clientes? ¿Alguna tendencia macroeconómica en juego? ¿Algún problema de regulación gubernamental? No puede establecer un plan efectivo para su negocio a menos que realmente comprenda a qué se enfrenta, desde una perspectiva de la industria y la competencia.

Considere este primer ejercicio como una evaluación «externa» de las tendencias generales del mercado que impactan su negocio.

2. Analice su posicionamiento estratégico

Esto implica comprender el entorno externo e interno de su organización. Por esta razón, un análisis de la matriz DOFA será muy útil para identificar sus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas.

Las fortalezas y debilidades analizan los factores internos que una empresa puede controlar. Por otra parte, las oportunidades y amenazas están enfocadas externamente y no están bajo el control de la empresa.

Para realizar un análisis DOFA, recopile información de fuentes como los ejecutivos de la organización, sus clientes y los datos del mercado externo.

Posteriormente, desarrolle cada uno de los cuatro cuadrantes DOFA respondiendo un conjunto de preguntas relevantes para cada cuadrante:

Fortalezas: ¿Qué está funcionando bien? ¿Hay algo que hace la diferencia? ¿Cómo aportamos a nuestros clientes? ¿Qué hacemos realmente bien? ¿Cuáles son nuestros factores diferenciadores?

Debilidades: ¿Qué no funciona de manera óptima? ¿Por qué no estamos haciendo la diferencia? ¿Cuáles procesos necesitan mejorar? ¿Qué dificulta nuestras ventas? ¿Cuáles son las razones de inconformidad de nuestros clientes?

Oportunidades: ¿qué se necesita mejorar o cambiar? ¿Qué deberíamos dejar de hacer? ¿Qué deberíamos comenzar a hacer? ¿Cuáles son nuestros factores diferenciadores?

Amenazas: ¿Qué amenaza a nuestro negocio?  ¿Cuáles son las tendencias tecnológicas y económicas? ¿Nuevos comportamientos del cliente? También analice las amenazas financieras: ¿costos? ¿Ingresos? ¿Deuda? ¿Flujo de fondos?

La discusión de estos interrogantes con su equipo ayudará a identificar su posición estratégica dentro de su mercado o industria. Por los tanto, será más fácil saber cómo y dónde puede crecer.

3. Declare su misión y visión

Muchas organizaciones no comprenden la diferencia entre la visión y la declaración de la misión. Creen que son intercambiables, pero esto no es cierto.

La visión de una empresa representa su plan a largo plazo y hacia dónde quieren ir. Por lo tanto, usando la información recopilada en el paso anterior, debe desarrollar una hoja de ruta que apunte hacia ese futuro. La visión de una organización es más que una simple declaración de dos líneas en su sitio web. Tiene la intención de inspirar y dar dirección a los empleados de la compañía. Es la base de su proceso de planificación estratégica. Por este motivo, las estrategias y objetivos que adopte deben estar alineados con su visión.

Por otro lado, una declaración de misión se construye desde el presente. Está diseñada para identificar el propósito de la empresa. Ayuda a responder preguntas como: ¿Qué hace la empresa? ¿Quiénes son sus clientes? ¿Qué valor esperan proporcionar?, etc.

Un buen ejercicio para desarrollar la misión de su empresa es hacerlo con el concepto del Círculo Dorado de Simon Sinek. Logrará profundizar sobre la verdadera razón del por qué existe su empresa.

4. Establezca valores organizacionales

Este es otro paso clave en el proceso de planeación estratégica. Para cumplir su misión, debe establecer algunos valores organizacionales.

Estos valores centrales definirán la cultura de su organización. Serán la esencia de la identidad de la empresa: sus principios, creencias y filosofías.

Ayudarán a establecer cómo se espera que los empleados se comporten y qué deben esforzarse por lograr.

La cultura y los valores de una organización también juegan un papel muy importante en su éxito o fracaso. Lo que hagan sus empleados en el día a día determinará sus logros a lo largo del año.

5. Evalúe sus riesgos

La evaluación de riesgos es muy importante en la planificación estratégica. Esta es una extensión de las debilidades y amenazas identificadas anteriormente en los pasos 1 y 2  del proceso de planificación. Debe estar constantemente al tanto de los riesgos y obstáculos que se interponen en el camino de sus metas y objetivos.

Evaluar los posibles riesgos asociados con la ejecución de su plan estratégico lo ayuda a planificar con anticipación. Le permite adoptar un enfoque proactivo para que pueda actuar rápidamente y resolver cualquier problema que surja.

6. Desarrolle un plan estratégico

Hasta ahora, ha identificado su posición estratégica en el mercado, así como su visión, misión y los riesgos asociados con su plan. Ahora está listo para desarrollar un plan estratégico para su pequeña empresa.

Para desarrollar su plan, debe considerar lo siguiente:

• ¿Qué estrategias tendrán el mayor impacto y ayudarán a lograr la visión y misión de la empresa?
• ¿Qué tipos de impacto debe priorizar? (Por ejemplo, ¿busca establecer una relación basada en el valor con sus clientes o enfocarse en generar ingresos?)
• ¿Cómo espera que se comporte su competencia?
• ¿Cuáles son los objetivos que se deben alcanzar con urgencia?
• ¿Qué tácticas debe emplear para ejecutar sus estrategias?
• ¿Qué recursos tiene disponibles?
• ¿Cómo deben asignarse estos recursos?
• ¿Cómo va a medir el progreso de su plan estratégico?

Debe utilizar su visión, declaración de misión y valores organizacionales como referencia al seleccionar estrategias. Esto le ayuda a descartar cualquier iniciativa que no promueva el progreso de su organización y lo ayude a mejorar su posición estratégica.

7. Ejecutar y administrar su plan estratégico

Una vez que haya desarrollado un plan estratégico para su negocio, puede avanzar hacia su implementación. Para ejecutar su plan estratégico, primero debe comunicarlo al resto de la organización.

Esto se realiza mediante reuniones, correo electrónico, conversaciones y compartiendo la documentación relevante. Asegúrese de que sus empleados reciban un resumen claro de la visión, misión, valores, metas, objetivos, estrategias y tácticas de la organización.

Las organizaciones que no comunican los aspectos cruciales de su plan estratégico a sus empleados, tiene una amplia probabilidad de fracasar.

Una vez que toda la organización esté en la misma página, comience a ejecutar su plan estratégico. Esto implica establecer equipos, organizar y asignar recursos, guiar y motivar a los empleados, y realizar un seguimiento del progreso realizado.

8. Revisión del plan estratégico

En la etapa final del proceso de planificación estratégica, debe revisar su plan estratégico y realizar los cambios correspondientes. Revisar su plan estratégico implica analizar la cantidad de progreso realizado y el desempeño actual de su equipo.

Compare su progreso con el estándar de rendimiento esperado. También debe revaluar sus prioridades y cualquier cambio en el entorno interno y externo de la organización. Si observa algún cambio que influya en su posición estratégica, revise su plan estratégico e impleméntelo en consecuencia. Esto ayuda a garantizar el éxito a largo plazo.

Ventajas de la planeación estratégica para las pymes

La planeación estratégica es uno de los determinantes clave del éxito de una organización. Algunos de los beneficios clave para las PYME incluyen:

Da un sentido de dirección

Las pequeñas empresas necesitan sobrevivir entre las grandes corporaciones y competidores que existen en su nicho. Por lo tanto, tener un sentido de dirección es muy importante. Afortunadamente, su plan estratégico es una referencia constante.

Le ayuda a determinar si está en el camino correcto o no. Además, ayuda a realizar un seguimiento de los objetivos que se han alcanzado y aquellos en los que se debe trabajar.

Tener un plan estratégico implementado lo ayudará a analizar su progreso y asignar recursos en consecuencia. También ayuda a mantener su negocio centrado solo en las iniciativas que respaldan la misión de su empresa. Recuerde, esto es extremadamente importante para la supervivencia y el éxito de las PYME.

Minimiza el uso ineficiente de los recursos

La planificación estratégica es muy útil para simplificar las operaciones de su negocio. En primer lugar, ayuda a que todos los empleados estén en la misma página. Esto evita el uso ineficiente de los recursos. Además, todos los empleados trabajan para alcanzar la misma meta y no invierten tiempo y dinero en tareas que no están alineadas con sus metas y objetivos.

Mejora la eficiencia operativa

Con un plan estratégico sólido, una empresa tiene una hoja de ruta a seguir. Esta hoja de ruta incluye acciones tácticas de los objetivos que desean alcanzar.

Por esta razón, organizar actividades funcionales, determinar los factores de toma de decisiones y decidir cómo alinear y presupuestar capital y recursos, son solo algunas áreas en las que la planeación estratégica puede ayudar.

De hecho, un plan estratégico es una excelente manera de dividir los objetivos a largo plazo en objetivos más cortos y alcanzables. En última instancia, esto aumenta la productividad y la eficiencia operativa de las pymes.

Mejora el compromiso de los empleados

Un proceso de planeación estratégica ayuda a llevar a cada empleado a la misma página. Cuando esto sucede, los empleados pueden apropiarse mejor de las metas y objetivos que se han definido.
Esto es particularmente importante para las PYME y sus empleados. Un plan estratégico inspira confianza y motivación dentro de los empleados, para llevar a la organización al éxito.

Saber que hay un plan estratégico formal en marcha alienta a su equipo a trabajar más duro. También proporciona a los empleados algunas metas y objetivos concretos a los que pueden aspirar.

Proporciona un marco formal

El proceso de planificación estratégica ayuda a especificar las políticas, procedimientos y estrategias a seguir. Involucra decisiones sobre el despliegue de recursos y proporciona además, una guía para implementar el plan estratégico.

Esto ayuda a los gerentes a tomar mejores decisiones en caso de surgir un problema. También permite a los empleados actuar de manera más responsable. Son conscientes de cómo sus acciones impactan a la organización y si puede influir negativamente en el plan estratégico.

Ayuda a minimizar riesgos

La incertidumbre económica es un fenómeno común. Como resultado, las empresas que no tienen un plan estratégico funcional o concreto tendrán más dificultades para tener éxito.

Un plan estratégico puede ayudar a mitigar este riesgo. Proporciona a la organización información valiosa sobre tendencias de la industria y competidores. Esto le permite tomar mejores decisiones. También ayuda a poner las cosas en perspectiva. Una empresa es una entidad dinámica impulsada por la innovación y la creatividad.

Un plan estratégico es una excelente manera de reavivar ese espíritu emprendedor y aportar nuevas ideas que se llevarán bien en el mercado.

Para Recordar